Event Management (1st)

That was my past...
Daily activities was express your idea to implemented what's your clients need(s). Also smiling when they have any complaint.

Event Management = Menyusun serangkaian aktivitas dalam mengelola sebuah acara/ kegiatan, apapun bentuknya, termasuk didalamnya tema, budget, run-down, supervisi atas pre implementasi, implentasi itu sendiri dan laporan akhir.

Event Management sering disamakan dengan dengan Event Organizer. Menurut saya, sedikit hal yang membedakannya adalah

1. Event Management lebih banyak pada aktivitas pre dan supervisi implementasi (event itu sendiri)
2. Event Organizer adalah pelaksana dari sebuah event.

Mengapa ada event management?

Umumnya perusahaan saat ini banyak meng-out source-kan kegiatan bellow the line mereka kepada EO. Mereka membuat pitching atas sebuah tema kampanye produk atau jasa, mengkritisi proposal dan presentasi yang masuk, sehingga pada akhirnya meraka memilih yang dianggap terbaik untuk melaksanakan aktivitas bellow the line tersebut.

Satu hal, sebaik apapun tema kampanye tersebut, akan jauh lebih baik ketika hal tersebut juga disupervisi secara profesional.

Banyak EO yang sangat profesional dalam mengintegrasikan tema kampanye kedalam sebuah rumusan event, walaupun tidak sedikit yang walaupun dengan mengatasnamakan sebuah karya seni/ ide pada akhirnya justru membuat banyak aktivitas tersebut terlihat 100% copy cat.

Dengan banyaknya aktivitas bellow the line dari sebuah produk, dan umumnya karena keterbatasan man power pada sebuah perusahaan, maka kecenderungan untuk memulai mengoutsources-kan event management pun terlihat.

Perlukah jasa event management? PERLU!

Aktivitas bellow the line terkait dengan product branding yang bersinergi dengan sales product tersebut. Secara lebih luas, product branding tersebut akan berkaitan pada ujung akhirnya dengan corporate branding.

Ketika kita sudah berbicara mengenai branding, kita juga bicara mengenai logo placing, corporate color dan pernak pernik lainnya.

Pada sebuah event, umumnya produksi material support event tersebut dilaksanakan menjelang hari H... Dan pada akhirnya cukup sering terlihat warna pada logo produk tidak konstan, atau pada sebuah seminar, pembicara baru memberikan makalah pada akhir sesi dia berbicara dan peserta berebutan meminta naskah tersebut, atau event yang melibatkan pejabat negara dan protokoler yang umumnya melibatkan juga banyak pihak.

Banyak sekali detil plan untuk sebuah event yang sebenarnya sangat perlu perhatian ekstra. Uraian diatas hanya sebagian kecil dari kendala-kendala sebuah event. Dan kendala-kendala tersebut pada akhirnya menuai protes dari pemangku hajat, karena sebagai klien mereka merasa berhak untuk mendapatkan yang terbaik atas yang dia bayarkan kepada EO tadi.

Hanya saja, kendala tersebut dapat diminimalkan dengan adanya event management. Jika sebuah perusahaan yang melaksanakan kegiatan kampanye roadshow ke beberapa kota secara pararel, bayangkan berapa banyak mereka perlu menurunkan tim untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Sementara, mereka sendiri dengan terbatasnya SDM yang ada, tidak mungkin melaksanakan kegiatan pararel secara bersamaan.

Disinilah timbul ide mengenai event management, yang berdiri independen di antara pemangku hajat dan EO sebagai pelaksana hajat.

to be continue...